عن المشروع
Beenote هي منصة شاملة لإدارة اجتماعات الحوكمة، تعمل على تبسيط العملية الكاملة للاجتماعات، من التخطيط والتنفيذ إلى المتابعة، للمجالس واللجان والفرق
Beenote هي حل قائم على السحابة مصمم لتعزيز كفاءة الاجتماعات على جميع مستويات المؤسسة، من غرف الاجتماعات إلى اللقاءات السريعة للفرق. تتيح المنصة التخطيط والتنفيذ والمتابعة بشكل تعاوني من خلال واجهة واحدة سهلة الاستخدام.
- خطط بسهولة: أنشئ جداول أعمال تعاونية باستخدام قوالب قابلة للتخصيص، مع تكامل سلس مع Microsoft 365 وGoogle Workspace لمزامنة التقويم وتقليل التراسل عبر البريد الإلكتروني.
- نفّذ الاجتماعات بفعالية: دوّن الملاحظات في الوقت الفعلي، وعيّن المهام والقرارات، واستفد من أدوات ضبط الوقت المدمجة، وتأكد من الالتزام بالجدول الزمني للاجتماع.
- وثّق بسهولة: أنشئ محاضر منظمة تلقائيًا بعد انتهاء الاجتماع، وعيّن مهام المتابعة، وصدّر جداول الأعمال والمحاضر بصيغة PDF وصيغ أخرى.
- تابع التقدم: راقب المهام والحضور وفعالية الاجتماعات من خلال تحليلات فورية ونظرة عامة على السجلات.
- حوكمة متقدمة مع Beeboard: للجان التنفيذية والمجالس، يضيف Beeboard وظائف مثل سير العمل للموافقات، وسجلات القرارات والمقررات، ومكتبات المستندات الآمنة، وتسجيل الوصول.
Beenote يقدم إصدارًا مجانيًا دائمًا بالإضافة إلى إصدار مميز، مما يجعله خيارًا مرنًا ومتاحًا للمؤسسات بجميع أحجامها.
أهم الميزات
- 🔑 المصادقة الآمنة والتحكم في الوصول - صلاحيات قائمة على الأدوار لأعضاء المجلس، اللجان، والفرق - وصول محمي إلى بيانات الحوكمة الحساسة
- 📅 تخطيط الاجتماعات وإنشاء الجداول - إنشاء جداول أعمال تعاونية باستخدام قوالب قابلة للتخصيص - تكامل مع تقاويم Microsoft 365 و Google Workspace - إرفاق المستندات والملفات بجداول الاجتماعات
- ⏱ أدوات عقد الاجتماعات - تدوين الملاحظات في الوقت الفعلي للمشاركين - مؤقّت مدمج للحفاظ على سير الاجتماع وفق الخطة - تسجيل المحادثات
- 📊 إدارة المهام والقرارات - تعيين المهام والمسؤوليات أثناء الاجتماعات - تتبع القرارات وربطها بمحاضر الاجتماعات - إشعارات وتذكيرات متابعة تلقائية
- 🗒 محاضر اجتماعات آلية (MoM) - إنشاء فوري لمحاضر منظمة بعد الاجتماعات - تصدير إلى PDF ومشاركتها مع أصحاب المصلحة - أرشفة لضمان الامتثال والرجوع إليها مستقبلاً
- 📂 إدارة المستندات والسجلات - تخزين مركزي لمستندات الاجتماعات - سجلات وصول لضمان الامتثال في الحوكمة - سجلات القرارات، القرارات النهائية، والموافقات
- 🌍 دعم متعدد اللغات وإمكانية الوصول - متاح بعدة لغات - واجهة سهلة الاستخدام لتسهيل التبنّي
- 💻 الوصول عبر منصات متعددة - تطبيق ويب يمكن الوصول إليه من أي مكان - تصميم متجاوب مع الأجهزة اللوحية والهواتف المحمولة
مشكلات وحلول
المشكلة: تُكتب المحاضر بعد الاجتماع، من الذاكرة ومن ملاحظات متناثرة. وتصل بعد أيام، حين تكون القرارات قد نُفّذت أو نُسيت، فيصبح ما اتُّفق عليه فعلًا رهنَ ملاحظات من تُقرأ.
الحل: تُلتقط الملاحظات والقرارات والمهام المسنَدة مباشرة على جدول الأعمال، فيُولَّد المحضر لحظة انتهاء الاجتماع. ويصير التوثيق ناتجًا عن إدارة الاجتماع لا مهمة تليه.
المشكلة: قرار المجلس ليس نتيجة فحسب، بل سجلّ قد يلزم إبرازه لاحقًا. وحفظ القرارات في البريد والأقراص المشتركة يجعل أحدًا غير قادر على الجزم بمن وافق على ماذا، ولا بمن اطّلع عليه.
الحل: لعمل الحوكمة طبقته الخاصة: مسارات موافقة، وسجلات للقرارات واللوائح، ومكتبة وثائق آمنة، وتدوين للوصول. فيبقى ما تقرّر ومن قرّره ومن اطّلع عليه قابلًا للتدقيق.
