À propos du projet
Beenote est une plateforme complète de gestion des réunions de gouvernance qui rationalise l’ensemble du processus, planification, conduite et suivi, pour les conseils d’administration, comités et équipes.
Beenote est une solution basée sur le cloud conçue pour améliorer l’efficacité des réunions à tous les niveaux de l’organisation, des salles de conseil aux réunions d’équipe. Elle permet une planification, une exécution et un suivi collaboratifs via une interface intuitive unique.
- Planifiez sans effort : Créez des ordres du jour collaboratifs à l’aide de modèles personnalisables, avec une intégration fluide à Microsoft 365 et Google Workspace pour la synchronisation des calendriers et la réduction des échanges par e-mail.
- Conduisez les réunions efficacement : Prenez des notes en temps réel, attribuez des tâches et des décisions, utilisez le chronométrage intégré et assurez le respect du planning.
- Documentez facilement : Générez automatiquement des procès-verbaux structurés à la fin de la réunion, attribuez les tâches de suivi et exportez les ordres du jour et les procès-verbaux en PDF et autres formats.
- Suivez les progrès : Surveillez les tâches, la présence et l’efficacité des réunions grâce à des analyses en temps réel et des aperçus des registres.
- Gouvernance avancée avec Beeboard : Pour les comités exécutifs et les conseils, Beeboard ajoute des fonctionnalités telles que les flux d’approbation, les registres de décisions et résolutions, les bibliothèques de documents sécurisées et la journalisation des accès.
Beenote propose une version gratuite (à vie) ainsi qu’une version premium, ce qui le rend polyvalent et accessible aux organisations de toutes tailles.
Fonctionnalités principales
- 🔑 Authentification sécurisée & contrôle d’accès - Permissions basées sur les rôles pour les membres du conseil, comités et équipes - Accès protégé aux données sensibles de gouvernance
- 📅 Planification de réunions & création d’agendas - Création collaborative d’agendas avec modèles personnalisables - Intégration calendrier avec Microsoft 365 & Google Workspace - Joindre des documents et fichiers aux agendas
- ⏱ Outils de tenue de réunion - Prise de notes en temps réel pour les participants - Gestionnaire de temps intégré pour respecter l’horaire - Enregistrement des conversations
- 📊 Gestion des tâches & décisions - Attribution de tâches et responsabilités pendant les réunions - Suivi des décisions liées aux procès-verbaux - Notifications automatiques et rappels de suivi
- 🗒 Procès-verbaux automatisés (MoM) - Génération instantanée de procès-verbaux structurés après les réunions - Export en PDF et partage avec les parties prenantes - Archivage pour conformité et référence future
- 📂 Gestion des documents & registres - Stockage centralisé des documents de réunion - Journaux d’accès pour la conformité en gouvernance - Registres des décisions, résolutions et approbations
- 🌍 Support multilingue & accessibilité - Disponible en plusieurs langues - Interface conviviale conçue pour une adoption facile
- 💻 Accès multi-plateformes - Application web accessible partout - Design adaptatif pour tablettes et mobiles
Problèmes et solutions
Problème: Les comptes rendus se rédigent après la réunion, de mémoire et à partir de notes éparses. Ils arrivent des jours plus tard, quand les décisions ont déjà été appliquées ou oubliées, et ce qui a réellement été convenu dépend des notes que l'on lit.
Solution: Les notes, les décisions et les tâches attribuées sont saisies en direct sur l'ordre du jour, si bien que le compte rendu est généré dès la fin de la réunion. Le procès verbal devient un sous produit de la réunion plutôt qu'une tâche qui la suit.
Problème: Une décision de conseil n'est pas qu'un résultat, c'est un enregistrement qu'il faudra peut être produire plus tard. Conserver les résolutions dans des boîtes mail et des disques partagés fait que personne ne peut dire avec certitude qui a approuvé quoi, ni qui l'a lu.
Solution: Le travail de gouvernance dispose de sa propre couche : circuits d'approbation, registres des décisions et résolutions, bibliothèque documentaire sécurisée et journalisation des accès. Ce qui a été décidé, par qui, et qui l'a consulté restent auditables.
