نظام ERP للتوزيع: استبدال منظومة Sage لم تعد كافية دون إيقاف النشاط

يدير الموزّع ثلاثة أنشطة في آن واحد: التوزيع والبيع بالتجزئة والتركيب. لم تعد منظومة Sage قادرة على المواكبة، وتحوّل كل حل التفافي إلى تكلفة يومية.

• الرقم نفسه كان موجودًا في ثلاثة أماكن. مراقبة الائتمان في جدول بيانات، والمطابقة البنكية يدوية، والمخزون يُجرد بشكل منفصل، فلم تتطابق الأرقام أبدًا.
• أنظمة ERP العامة لم تكن مناسبة. الخصم من المورد والترصيد والمطابقة الثلاثية والتقييم المزدوج للمخزون قواعد يومية في قطاع التوزيع بتونس، والبرمجيات المصمّمة لأسواق أخرى تضيفها كطبقات جانبية حتى تصبح هذه الطبقات هي النظام الفعلي.
• التوقف لم يكن خيارًا. كان على النظام البديل استيعاب سنوات من التاريخ دون تعطيل المبيعات أو عمليات التسليم.

عملتُ محلّلًا وظيفيًا قبل أن أعمل مطوّرًا: كُتبت مواصفات كل وحدة قبل كتابة أول سطر من الشيفرة.

خمس وحدات مبنية على القواعد الحقيقية

• المالية: الفواتير والمقبوضات والمدفوعات، والترصيد، والشيكات والكمبيالات، والخصم من المورد، ومصاريف الموظفين، والمطابقة البنكية، والحجب التلقائي عند تجاوز حد الائتمان.
• المبيعات: السلسلة الكاملة من عرض السعر إلى الطلب ثم وصل التسليم فالفاتورة، مع الإشعارات الدائنة وقواعد التسعير ومسار إدارة العملاء.
• المشتريات: مطابقة ثلاثية بين أمر الشراء واستلام البضاعة وفاتورة المورد قبل أي دفع.
• المخزون: مستودعات متعددة، وتتبع الدفعات وتواريخ الصلاحية، والحجوزات، وقوائم المكوّنات لأطقم التركيب، والتقييم بالتكلفة المتوسطة المرجّحة وبطريقة FIFO جنبًا إلى جنب.
• الهيكل التنظيمي: مصفوفة حالات وصلاحيات تحدّد من يمكنه المصادقة على كل نوع من الوثائق أو تعديله أو الاطلاع عليه فقط.

الترحيل كمشروع قائم بذاته

منحتُ عملية الانتقال الاهتمام نفسه الذي منحته للميزات. سمح تحليل الفجوات مع النظام القديم وخطة الترحيل ودليل الانتقال بمغادرة Sage دون فقدان التاريخ أو تعطيل العمل اليومي.

مخزون واحد للمتجر وللإدارة

تصل الطلبات المسجّلة في المتجر الإلكتروني مباشرةً إلى نظام ERP، فيتشارك الموقع والمستودع مستوى مخزون واحدًا وملف عميل واحدًا.

يشغّل الموزّع نظام ERP اليوم في بيئة الإنتاج.

• نسخة واحدة من الأرقام: تتم حدود الائتمان والترصيد وتقييم المخزون داخل النظام لا في جداول بيانات جانبية.
• مراقبة ائتمان تلقائية: تُحجب طلبات العملاء الذين تجاوزوا حدودهم تلقائيًا.
• مدفوعات أكثر أمانًا للموردين: لا يُدفع أي مبلغ قبل تطابق الطلب والاستلام والفاتورة.
• تاريخ محفوظ: غادرت الشركة Sage وبياناتها السابقة سليمة.

بما أن الوحدات تجسّد قواعد قطاع التوزيع في تونس لا عادات شركة واحدة، فإن النشر لدى شركة ثانية يقتصر على ضبط دليل الحسابات وقواعد التسعير والبيانات القديمة، دون إعادة البناء. القائمة الكاملة للوحدات في صفحة مشروع نظام ERP للتوزيع.