Esperto di Dominio - Legal(NetDocuments)

Per qualificarti, devi usare NetDocuments regolarmente - settimanalmente o più spesso - come parte integrante del tuo lavoro, con almeno 2 anni di esperienza in uno studio legale o in un ufficio legale aziendale.

Competenze NetDocuments richieste

Fondamentali (richieste a tutti i candidati)

• Conoscenza del funzionamento dell'archiviazione incentrata sui fascicoli (matter-centric): cabinet, workspace, cartelle e metadati di profilo (cliente, fascicolo, tipo di documento, autore), e come i documenti con profili errati finiscano per perdersi

• Conoscenza del funzionamento del versionamento: versioni ufficiali rispetto alle bozze, check-in e check-out, e quale versione prevalga

• Conoscenza del funzionamento dei muri etici (ethical walls) e dei controlli di accesso, e di quando lo spostamento o la condivisione di un documento ne violi uno

• Capacità di archiviare email e allegati nel fascicolo corretto (tramite ndMail o equivalente) e di ritrovarli

• Conoscenza dell'applicazione di policy di conservazione, blocchi legali (legal holds) e smaltimento dei record, e di quando un documento non debba essere cancellato o spostato

Competenza specialistica approfondita (solida conoscenza pratica di almeno 2 o 3 delle seguenti aree)

• Supporto al contenzioso: produzioni, revisione dei privilegi, numerazione Bates e redazione (oscuramento)

• Gestione dei record e chiusura o archiviazione dei fascicoli

• Conflitti di interessi e inserimento di nuovi fascicoli

• Knowledge management, template e librerie di precedenti

• Amministrazione di NetDocuments: sicurezza, configurazione dei cabinet, PatternBuilder e automazione

• Pratica transazionale: closing set, deal room, confronto tra documenti

Cosa farai

• Confermare che un documento sia archiviato, profilato, versionato e protetto correttamente per il fascicolo, non solo che esista da qualche parte

• Individuare documenti archiviati nel fascicolo sbagliato, nella versione ufficiale errata, muri etici violati e modifiche a documenti che l'attività non richiedeva di toccare

• Valutare la completezza: se tutti i documenti e le email correlati siano stati gestiti o solo il primo trovato

• Distinguere tra "il sistema lo ha permesso" e "un records manager o un socio lo approverebbe"

• Verificare che una richiesta che dovrebbe essere rifiutata (la cancellazione di un documento sotto blocco legale, la condivisione attraverso un muro etico) venga rifiutata anziché forzata

Requisiti

• Uso frequente di NetDocuments - settimanale o superiore - nel tuo ruolo attuale o recente

• Almeno 2 anni di esperienza come paralegal, assistente legale, records manager, specialista di supporto al contenzioso, amministratore DMS o avvocato praticante

• Capacità di individuare a colpo d'occhio un documento archiviato in modo errato, una versione ufficiale sbagliata o una violazione della riservatezza

• Certificato da paralegal, laurea in giurisprudenza (J.D.) o esperienza equivalente in uno studio legale; l'esperienza con iManage o altri DMS costituisce un plus

• Solida conoscenza pratica di almeno 2 o 3 delle aree specialistiche indicate sopra

• Pregressa esperienza nell'annotazione di dati, etichettatura o valutazione di intelligenza artificiale costituisce un plus