ERP de distribution : remplacer un Sage devenu trop étroit sans arrêter l'activité

Le distributeur mène trois activités en parallèle : distribution, vente au détail et installation. Son installation Sage ne suivait plus, et chaque contournement était devenu un coût quotidien.

• Un même chiffre existait à trois endroits. Le contrôle du crédit vivait dans un tableur, le rapprochement bancaire était manuel et le stock était compté à part, donc aucun chiffre ne concordait.
• Les ERP génériques ne convenaient pas. Retenue à la source, lettrage, rapprochement à trois voies et double valorisation du stock sont des règles quotidiennes de la distribution en Tunisie, et les progiciels conçus pour d'autres marchés les ajoutent en surcouche, jusqu'à ce que la surcouche devienne le vrai système.
• S'arrêter était impossible. Le remplaçant devait reprendre des années d'historique sans interrompre les ventes ni les livraisons.

J'ai été analyste fonctionnel avant d'être développeur : chaque module a été spécifié par écrit avant la première ligne de code.

Cinq modules construits sur les vraies règles

• Finance : factures, encaissements et décaissements, lettrage, chèques et traites, retenue à la source, notes de frais, rapprochement bancaire et blocage automatique du crédit.
• Ventes : toute la chaîne devis, commande, bon de livraison et facture, avec avoirs, règles de prix et pipeline CRM.
• Achats : rapprochement à trois voies entre bon de commande, réception et facture fournisseur avant tout paiement.
• Stock : multi-dépôts, suivi des lots et des dates d'expiration, réservations, nomenclatures pour les kits d'installation, et valorisation au coût moyen pondéré et en FIFO en parallèle.
• Structure de l'entreprise : une matrice de statuts et de droits qui définit qui peut valider, modifier ou seulement consulter chaque type de document.

La migration traitée comme un projet à part entière

J'ai accordé à la bascule autant d'attention qu'aux fonctionnalités. Une analyse d'écarts avec l'ancien système, un plan de migration et un mode opératoire de bascule ont permis de quitter Sage sans perdre l'historique ni bloquer le travail quotidien.

Un seul stock pour la boutique et le back-office

Les commandes passées sur la boutique en ligne arrivent directement dans l'ERP : le site et l'entrepôt partagent un même niveau de stock et une même fiche client.

Le distributeur exploite aujourd'hui l'ERP en production.

• Une seule version des chiffres : plafonds de crédit, lettrage et valorisation du stock se font dans le système et non plus dans des tableurs annexes.
• Un contrôle du crédit automatique : les commandes des clients qui dépassent leur plafond sont bloquées d'elles-mêmes.
• Des paiements fournisseurs sécurisés : rien n'est payé tant que commande, réception et facture ne concordent pas.
• Un historique préservé : l'entreprise a quitté Sage avec ses données passées intactes.

Comme les modules encodent les règles de la distribution tunisienne et non les habitudes d'une seule entreprise, un deuxième déploiement se résume à cadrer le plan comptable, les règles de prix et les données existantes, sans tout reconstruire. La liste complète des modules est sur la page du projet ERP de distribution.