Fachexperte - Recht (NetDocuments)

Um sich zu qualifizieren, müssen Sie NetDocuments regelmäßig, wöchentlich oder häufiger, als festen Bestandteil Ihrer Arbeit nutzen und über mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer Anwaltskanzlei oder Rechtsabteilung verfügen.

Erforderliche NetDocuments-Kenntnisse

Kernkompetenzen (von allen Kandidaten gefordert)

• Kenntnis darüber, wie aktenzentrierte Ablage funktioniert: Cabinets (Archive), Workspaces (Arbeitsbereiche), Ordner und Profilmetadaten (Mandat, Akte, Dokumenttyp, Verfasser) sowie wie falsch profilierte Dokumente verloren gehen

• Kenntnis darüber, wie Versionierung funktioniert: offizielle Versionen vs. Entwürfe, Ein- und Auschecken sowie welche Version maßgeblich ist

• Kenntnis darüber, wie ethische Abschottungen (Ethical Walls) und Zugriffskontrollen funktionieren und wann das Verschieben oder Teilen eines Dokumentes gegen diese verstößt

• Kenntnis darüber, wie E-Mails und Anhänge dem richtigen Mandat zugeordnet (ndMail oder Äquivalent) und wiedergefunden werden

• Kenntnis darüber, wie Aufbewahrungsfristen, rechtliche Sperren (Legal Holds) und die Aktenvernichtung angewendet werden und wann ein Dokument weder gelöscht noch verschoben werden darf

Spezialisierte Vertiefung (solide Arbeitskenntnisse in mindestens 2 bis 3 der folgenden Bereiche)

• Litigation Support: Editionen (Productions), Sichtung auf Anwaltsprivileg (Privilege Review), Bates-Nummerierung und Schwärzung (Redaction)

• Aktenmanagement sowie Abschluss oder Archivierung von Mandaten

• Interessenkonflikte und Aufnahme neuer Mandate (New-Matter Intake)

• Wissensmanagement, Vorlagen und Präzedenzfall-Bibliotheken

• NetDocuments-Administration: Sicherheit, Cabinet-Konfiguration, PatternBuilder und Automatisierung

• Transaktionspraxis: Abschlussbände (Closing Sets), Deal Rooms, Dokumentenvergleich

Ihre Aufgaben

• Bestätigen, dass ein Dokument für das Mandat korrekt abgelegt, profiliert, versioniert und abgesichert ist, und nicht nur, dass es irgendwo existiert

• Erkennen von Dokumenten, die dem falschen Mandat oder der falschen offiziellen Version zugeordnet wurden, verletzten ethischen Abschottungen sowie Änderungen an Dokumenten, die laut Aufgabe nicht bearbeitet werden sollten

• Beurteilen der Vollständigkeit: Wurden alle zugehörigen Dokumente und E-Mails bearbeitet oder nur das zuerst gefundene?

• Unterscheiden zwischen „das System hat es erlaubt“ und „ein Aktenverwalter oder Partner würde es genehmigen“

• Überprüfen, ob eine Anfrage, die abgelehnt werden müsste (Löschen eines Dokumentes unter Legal Hold, Teilen über eine ethische Abschottung hinweg), tatsächlich abgelehnt statt erzwungen wird

Anforderungen

• Regelmäßige NetDocuments-Nutzung, wöchentlich oder häufiger, in Ihrer aktuellen oder kürzlich ausgeübten Position

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung als Rechtsanwaltsfachangestellte(r), Paralegal, Legal Assistant, Records Manager, Litigation Support Specialist, DMS-Administrator oder als praktizierender Anwalt / praktizierende Anwältin

• Fähigkeit, falsch abgelegte Dokumente, falsche offizielle Versionen oder Vertraulichkeitsbrüche auf den ersten Blick zu erkennen

• Paralegal-Zertifikat, Abschluss in den Rechtswissenschaften (J.D.) oder vergleichbare Kanzleierfahrung; Erfahrung mit iManage oder anderen DMS ist von Vorteil

• Solide Arbeitskenntnisse in mindestens 2 bis 3 der oben genannten spezialisierten Bereiche

• Vorausgegangene Erfahrung mit Datenannotation, -kennzeichnung oder KI-Evaluierung ist von Vorteil